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Sparen Sie sich Ärger durch korrekte Rechnungen

Mit den richtigen Angaben in der Original-Rechnung können Sie sich viel Ärger ersparen. Die folgenden Punkte enthalten die generellen gesetzlichen Bestandteile einer Rechnung sowie solche Zusatzangaben, die ein späteres Mahnverfahren erleichtern werden:



  • Zeitpunkt der Rechnungsstellung

Die Abschlussrechnung sollten Sie möglichst binnen eines Tages nach Leistungsstellung stellen. Muss das Werk zuvor noch abgenommen werden, sollten Sie drauf drängen, dass die Abnahme zugügig nach Fertigstellung vorgenommen wird, damit Sie gleich danach die Rechnung schreiben können. Eine zügige Rechnungsstellung signalisiert keine Liquiditätsschwäche, sondern ist Ausdruck eines gut funktionierenden Rechnungswesens. Es ist nur eine Frage der Organisation, ob Lieferung und Rechnung am gleichen Tag die Firma verlassen.

  • Inhalte der Rechnung

Eine richtige Rechnung enthält folgende Angaben:

  • Firmenbriefbogen mit Adresse

  • Kundennummer

  • Auftragsnummer

  • Rechnungsnummer

  • Bestell- und Rechnungsdatum sowie Lieferdatum oder Zeitraum der Leistung

  • präzise Aufschlüsselung der Ware oder Leistung mit Einzelpreis, Gesamtpreis netto, Umsatzsteuer und Bruttopreis, ggf. Vorschrift zur Steuerbefreiung

  • Angaben zum Erfüllungsort und Gerichtsstand (Geben Sie hier als Ort Ihren Firmensitz an, damit Sie mit überregionalen Kunden keine teuren auswärtigen Gerichtsverfahren führen müssen, denn sonst gilt der Grundsatz Gerichtsstand ist am Leistungsort)

  • Angaben zu Verzugszinsen

  • Handelsregister-Nr.

  • Namen der Geschäftsführung

  • Steuernummer oder USt-ID-Nr.

  • Zahlungs- und ggf. Lieferkonditionen, ggf. Hinweis auf Skontovereinbarungen

  • Zahlungs- bzw. Fälligkeitsdatum

  • Kontonummer mit Bank und BLZ

  • Ansprechpartner für Rückfragen

  • Vereinbarung eines Eigentumvorbehalts



  • Fälligkeitsdatum und Verzug

Eine Rechnung ist mit Zugang beim Kunden fällig, wenn kein Zahlungsziel eingeräumt wird. Um nicht in Beweisnot bezüglich des Fälligkeitsdatums zu geraten, sollten Sie bereits bei Ihrem Geschäftsabschluss im Kaufvertrag und später bei der Erstellung der Rechnung darauf achten, dass Sie das Fälligkeitsdatum kalendermäßig bestimmen. Schreiben Sie z. B. „fällig am 15.1.2000. Die Vorschrift des § 286 Abs. 3 BGB findet keine Anwendung“. Mit dem Hinweis auf den Ausschluss des § 286 Abs. 3 BGB schließen Sie aus, nach Fälligkeit der Rechnung weitere 30 Tage warten zu müssen, um einen säumigen Zahler in Verzug zu setzen. Dieser Zusatz ist nur wirksam, wenn er ausdrücklich vereinbart ist oder zwischen Kaufleuten in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen festgelegt.

Die üblicherweise verwendete Angabe „zahlbar innerhalb von 30 Tage nach Rechnungsdatum“ oder „zahlbar 30 Tage nach Rechnungseingang“ stellt keine Zeitbestimmung nach Gesetz dar. Vermeiden Sie also solche Formulierungen.



  • Eigentumsvorbehalt

Bei Warenlieferungen sollten Sie zur Sicherung der Forderung einen Eigentumsvorbehalt angegeben, z. B. „Die gelieferte Ware bleibt bis zur vollständigen Bezahlung unser Eigentum“.

Ein erweiteter Eigentumsvorbehalt könnte lauten: “Der Eigentumsvorbehalt erstreckt sich auf die Ver- oder Bearbeitung der Ware oder den Einbau“. Diese Klausel verwenden Sie, wenn Ihre Ware typischerweise in einer anderen Sache untergehen kann. Das ist der Fall z.B. bei Lieferung von Deckenpaneelen, CD-ROM-Laufwerken, Bodenfliesen usw.



  • Verzugszinsen

Sie sollten grundsätzlich Angaben zu Verzugszinsen in Ihre Rechnungen aufnehmen, jedoch ohne Nennung eines festen Zinssatzes. Da die Zinssituation schwankt, bietet sich eine variable Regelung an. Beispielsweise könnte diese lauten: “Wir berechnen bei Überschreiten der vereinbarten Zahlungsziele, jedoch spätestens 30 Tage nach Fälligkeit, Verzugszinsen gem. §§ 284 Abs.3, 288 Abs.1 BGB.“